Poléniser des idées

Réalisation

Poléniser des idées
19 - 01 - 2015

faire accepter  le changement en se nourissant de l'intélligence collective : world café et forrum ouvert

On réinvente en permanence les façons de faire fonctionner les différentes personnes; par rapport à une situation qui n'arrête pas de changer (arrivée d'un nouveau concurrent, départ d'une personne dans l'organisation, , modification de la réglementation....).
La question n'est pas de trouver des solutions pour éviter que ça change ; mais de trouver des solutions pour vivre ces changements au mieux.

 

Les organisations sont systématiquement dans un mode "prédict and control" sur pilote automatique :  s’imaginant partir de la Rochelle pour aller à New York ; en sachant à l’avance exactement le cap que suivra le bateau à chaque instant. Pourtant nous devons adapter la trajectoire en fonction des vents ; des obstacles ou aléas que nous rencontrons. Il y a même de forte chance qu’en cours de route notre client nous demande finalement de nous rendre à Miami.  
La conduite des projets doit être encadrée par un système de pilotage ; mais cette vigilance ne doit pas devenir une obsession qui  nous fait oublier le mode "sense and response" autrement dit l’accompagnement du changement.

Si on écoute nos conversations; on est parfois dans le fantasme du futur: dans l'instant présent, on n’arrête pas de parler de ce qu'il faudrait (ressources, moyen) pour agir et quelques jours plus tard surgit le fantasme du passé : on regarde dans le rétroviseur; « si on avait eu des ressources supplémentaires, pris cette décision ; on aurait pu faire ceci ou cela ...."
L'agilité c'est un état d'esprit : « apprendre aux entreprises à être dans d'instant présent au service d'une intention, d'un objectif, pas trop éloignés dans le temps » ; « ici et maintenant ; qu’est-ce que nous décidons, qu’est-ce qu’on fait ».
 

Pour mettre les gens en mouvement et développer les prises d’initiatives; autour d'une thématique donnée en lien avec la raison d’être de l’entreprise, nous devons créer les conditions pour que les talents s’expriment : réunir les personnes compétentes, les motiver et les responsabiliser.
 

Sur des sujets qui impactent peu de personnes ; nous arrivons à maîtriser ces aspects avec plus ou moins de facilité. Sur des sujets transverses   (comme la sécurité; l’environnement; la fiabilité …) ; l’expérience, la connaissance et les responsabilités sont détenues  par un grand nombre de personnes (100, 200 …).
Si nous  souhaitons sensibiliser rapidement un grand nombre de personnes ; il est difficile d’envisager de démarrer par un secteur pilote pour déployer ensuite aux autres périmètres.

Par exemple, « parler de fiabilité, de sécurité » sur des équipements industriels dans une entreprise SEVESO implique des analyses causales pour décortiquer les presque accidents et définir des solutions techniques appropriées mais c'est essentiellement une question d'état d'esprit de comportement.
« La sécurité ; c’est l’affaire de tous » ; cela fait bien longtemps que cette entreprise martèle ce slogan en espérant obliger les opérateurs à porter les EPI. L’objectif est d’arriver à créer les conditions pour que indépendament du rôle joué dans l'organisation; l’ensemble des personnes (salariés, prestataires, encadrements, directeur général….) se sentent légitimes pour faire remarquer et remonter des  situations d'insécurité.

 

La difficulté consiste à faire interagir en même temps énormément de personnes sur un sujet complexe : organiser un évènement ou les opérateurs/opératrices cheminent par eux-mêmes pour arriver à des règles d’utilisation du port des EPI appliquées; finalement très proches de celle imaginées par la direction et le responsable HSE.
 

« Qui détient les solutions en matière de sécurité industriel sur un site CEVESO ? Le correspondant HSE sans doute ? Mais surtout les opérateurs ou opératrices exposés quotidiennement aux situations à risques »
 

Dans la pratique ; on organise un world café : un partage libre en large groupe ou chacun échange avec une multitude de personnes sur le sujet. Les différentes facettes du sujet sont envisagées et débattus successivement dans des tables rondes de 5 à 7 personnes. Sur le même principe qu’un speed dating ; entre 2 questions une rotation est organisée pour recréer des groupes et générer plus d’interactions.
 

 

Le choix et l’ordre des questions est capital pour obtenir un contenu de qualité.
Par exemple ; pour sensibiliser les gens à la sécurité ; nous avons demandé aux participants de partager d’abord sur le propos suivant : « replongez-vous dans des situations que vous avez vécu ou auxquelles vous avez assisté pour lesquelles la sécurité a été bien prise en charge ».
Ensuite en s’appuyant sur ce recueil d’expériences : « Est-ce que ces expériences  pourraient être capitalisées sur d’autres ateliers » ; enfin la dernière orienté solutions :« on propose de faire ……. ». 
Finalement ; en fin de matinée on a abouti sur 18 propositions qu’on a exploré l’après-midi dans le cadre d’un forum ouvert.
 

On a organisé 3 espaces temps sur l’après midi pendant lesquelles on abordait 6 thématiques différentes sous forme d’ateliers. Les participants pouvaient se déplacer librement d’un atelier à l’autre. La seule règle à respecter était la suivante : « si je n’apporte pas de la valeur à la discussion ou si je ne retire pas de la valeur de la discussion ; c’est que j’ai mieux à faire et qu’il faut que je contribue sur un autre atelier ».
A la fin de chaque espace-temps ; pour chaque atelier, on fait une synthèse visuel des échanges ; les prochaines étapes et on établit la liste des contributeurs volontaires.
En fin de la journée ; les gens ont contribué et sont informés en fonction de ce qui les intéressent. Ensemble, on a polénisé des idées !

 

On nous glisse parfois ce type de confidences : " j'étais un peu sur la réserve au début; je n’avais pas le contrôle, je ne voyais pas ou on voulait en venir ! Au fur à mesure ; je me suis laissé prendre au jeu. C'est quand même inattendu de se retrouver dans un espace libre comme celui-là. Peut-être que je vais organiser ce type d’évènement avec mon équipe sur d’autres problématiques ». « C’est surprenant de voir ces équipes passer aussi rapidement du scepticisme à l’envie d’agir ».
 

Nous nous sommes appuyés sur un world café combiné avec un forum ouvert  pour aborder des sujets comme " améliorer la fiabilité " , " améliorer la relation fournisseurs " , " l'approche client " , .......
 

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